La mayoría de las pequeñas y medianas empresa, las PYMEs, no cuentan con un buen análisis de sistemas en tanto herramientas informáticas.

El nivel gerencial, sobre todo, apoya sus gestiones en el análisis de datos de la mano de las planillas de cálculo, el Excel el más usado.

Hay una compulsa entre varios factores que les hace  caer en esa situación, en principio, la planilla de cálculo parece un método rápido, porque es sencilla de aprender, de usar, el usuario siente que tiene cierta independencia de cálculo, sensación que suele traducirse en la creencia de cierta independencia del sector de informática, punto en conflicto de la relación tiempo y resultado en la mayoría de los casos.

La situación es aparente, ya que lo que el usuario no tiene en cuenta que la independencia se lleva por delante algo más valioso, el tiempo de gestión administrativa.

El análisis de los datos es el subproducto de cualquier sistema que se precie, la relación entre resultados, el análisis en el tiempo, la gestión de proyección, una serie de herramientas que producen la relación base de datos, software queda completamente anulado con el uso de planillas de cálculos.

La complejidad de los análisis se traba o se vuelve imposible cuando los datos están soportados en planillas de cálculos, así como la seguridad y confiabilidad del contenido.

Uno de los problemas que los dueños de PYMEs utilizan como excusa para no recurrir a un sistema a medida de las necesidades y complejidades de su empresa es el tiempo del desarrollo por un lado, el tiempo de adecuar el aprendizaje de su personal a un sistema.

Luego, otro de los aspectos es la actualización tecnológica, un sistema que tiene que acomodarse a los cambios de dirección en la gestión de empresa y sus movimientos es muchas veces inferior al tiempo de la actualización.

Es para estos casos que se necesita un analista de sistemas para resolver no sólo el presente de la empresa, sino prever su futuro.

Los analistas no pueden saber qué tipo de herramientas se diseñará para el futuro, luego tendré que analizar las herramientas creadas para el negocio, como lo fueron en su momento el advenimiento de las redes sociales, en cualquier caso, la necesidad de actualizarse es siempre por una conveniencia para el producto de la propia PYMEs.

Por alguna distorsión que provocan las modas, o la publicidad, hay los dos extremos, o un rechazo total a la actualización considerándola ventas y marketing, o una incorporación impulsiva de todo nuevo producto, provocando esto un conflicto en la funcionalidad de la empresa porque se traspasa a la herramienta la carga del éxito del producto en vez de ser visto como una herramienta.

Luego, al tratar de salir de la planilla de cálculo, hay una resistencia usual frente a la idea de la independencia, pues muchos consideran que el producto “datos”, es de uso personal.

El primer interesado en que los análisis y complejidades del uso de esos datos son los mismos dueños de PYMEs, que no se detienen a analizar que esas características con un patrimonio de su empresa que él solo sostiene si se encuentra sistematizado y no depende ni del tiempo de sus gerentes, ni de los gerentes mismos.

Si se puede sistematizar los productos de análisis de datos, el resultado puede ser obtenido por cualquier punto de su Staff, permitiendo además la comparación entre los diferentes puntos de vista, los gerentes deben comprender que esta metodología significará desarrollar una visión de negocios diferentes, en donde el aporte de otras áreas puede ser fundamental.

El análisis en una planilla de cálculo, es limitado, no permite análisis de profundidad,  fatiga el trabajo mental y es limitado, los sistemas están para ampliar las capacidades de los análisis mentales, y es en ese sentido que aportan a la empresa.

Muchos gerentes sostienen sus puestos con la idea de que sus elaboraciones en planillas son superiores a los que puede conseguir pidiéndole a sistemas la elaboración de resultados, lo que está faltando en el medio es un analista de sistemas que sepa interpretar las necesidades de ese Gerente y sepa trasmitir y resolver con rapidez la necesidad, así como encontrar ese plus que brinda la elaboración en la interpretación de los datos.

Los analistas de sistemas no sabrán hacer con ese producto el negocio para el que el gerente está preparado, ambos se complementan para mejorar los resultados.

Le toca al dueño de la PYME tomar la decisión de resolver un cambio de paradigma informático, aunque al principio incomode, y parezca necesario un tiempo importante para ello, a la larga, ese tiempo se recupera y con ventajas.

El momento para cambiar de software, actualizarse o cambiar de metología es cuando en vez de pensar el próximo paso, el próximo negocio el gerente está entretenido elaborando datos en planillas de cálculo.

Informatizar un negocio incrementa las oportunidades comerciales, pero mientras el dueño deja la decisión de cómo hacerlo en un nivel gerencial, sin preocuparse por la metodología en que se realiza, estará perdiendo un importante  factor de éxito comercial.